麻國毅
(華東電力集團公司信息中心 ,上海 200002)
摘 要 管理信息系統是以數據為主的信息系統，因此建立穩定的數據基礎是MIS建設的最本質的任務，企業的信息化就是改造企業混亂無序的數據環境，逐步建立高檔次數據環境的過程。
關鍵詞 信息工程 管理信息系統 數據環境
The Environment of Management Information system
Ma Guoyi
(Information Center of East China Power Administration,Shanghai 200002)
Abstract: Management information system is a system main concerning data. So setting up stable data foundation is the most essential task of MIS construction. The main target of informization in an enterprise is to change data environment from chaos to high level stable one gradually.
Keyword: Information Engineering MIS Data Environment
目前，國內大多企事業單位都使用計算機參與企業的管理，而且應用水平也從單項應用 ─ 財務、工資、檔案等領域逐漸向管理信息系統（MIS）過渡，進而實現企業的信息化。但是由于單項應用和MIS在原理、方法上的不同，導致從事MIS建設的不少，但真正能建設成MIS的不多，究其原因有多方面，但從技術角度來講，忽視數據環境的建設是一個帶有共性的現象，也是MIS建設不盡人意的重要原因。
1數據環境基本概念
現代管理信息系統是一個覆蓋全企業的或主要業務領域的輔助管理的人機系統，它的最重要的特征是系統特征和數據特征。系統特征強調MIS是一個集成化的信息系統，不但要物理集成 ─ 各種信息設備、通信網絡設備和系統軟件組成的系統，更重要的是信息集成，使信息繼人、財、物、設備之后成為企業的又一主要資源。而信息集成的基礎就是數據集成，這就是數據特征。美國學者詹姆斯.馬丁（James Martin）創立的信息工程就明確提出數據環境(Data Environment)的概念[1]，他認為只要企業的性質和目標不變，它的數據就是穩定的，任何業務活動都離不開對這些數據的存取，而對這些數據的加工處理過程是多變的。企業的計算機應用有四類數據環境，企業的信息化就是改造企業混亂無序的數據環境，逐步建立高檔次數據環境的過程。四類數據環境是：
(1)文件系統：沒有使用數據庫管理系統（DBMS），每一項應用都獨立設計自己的數據文件結構，數據包含在功能中、大量的冗余和不一致，數據難于交流和共享。
(2) 應用數據庫：使用了DBMS，但數據沒有統一管理，各種應用各行其是，隨著應用項目的增加，數據庫的數目急劇增加，結果導致數據大量冗余。由于使用了DBMS，對數據的描述和操作更為方便，因此加劇了數據的混亂。
(3)主題數據庫：使用了DBMS，對數據進行統一管理，數據的組織面向企業的業務主題，因而數據的結構是穩定的，數據的獨立性就好，是真正意義上的數據庫。
(4) 信息檢索系統：適應一些無編程或少編程的優秀查詢語言，對主題數據庫進行萃取和深加工，是適應高層查詢和決策支持系統（DSS）的數據環境。
對一個MIS來講，它的數據環境應該盡量建設成三類和四類環境，少用或不用一類、二類環境。
2主題數據庫
建立一個企業的主題數據庫，需要進行全面的數據分析和數據建模工作，要求改變企業的數據管理方式和傳統的分析方法，因而要得到高層領導的參與和自始至終的強有力的支持；依靠系統分析人員和有豐富業務經歷的業務人員的嚴謹細致工作才能完成。
建立一個企業的主題數據庫，必須強化基礎管理工作，其中最重要的是進行全面的數據管理和建立信息分類編碼標準體系。
2.1數據管理
在需求調查階段，收集了大量的原始資料，包括報表、帳冊和單據等，這些原始資料中經過分析，將所涉及的內容歸納成數據項，這些數據項將要構成企業的數據模型，由此可見這些數據項是構成企業“信息大廈”的“建筑材料”。然而，大多數企業對這些最基本的“建筑材料”缺乏統一管理或管理不力，結果導致信息系統數據冗余、不一致和信息混亂。因此要想建立一個企業的主題數據庫，必須從“源頭”抓起，從強化數據項的管理做起。數據管理是對全企業的數據規劃、設計與使用維護的全面管理，涉及一系列標準、規范、規程和策略的制訂與執行。其中有關數據的標識、分類和命名方法的標準是最重要的基礎標準。
由于數據管理是面向全企業的，因此必須消除數據項的同名異義、同義異名等冗余現象，使數據項成為能唯一確定，被最終用戶所理解的最小信息單元，類似物理世界中的化學元素，稱為數據元素。數據元素具有是什么的邏輯特征，也具有何處、何時、如何使用和由誰使用的物理特征。識別數據元素是應基于邏輯特征，使數據元素與物理的處理特征分離，增加數據的獨立性。數據元素的管理有命名、定義和標識三個方面。
(1) 數據元素的命名
數據元素命名時，應遵循一定的詞法規則，這樣不同的人對同一客觀存在的數據元素也有了一致的命名，盡最大限度地消除同名異義和同義異名。命名的詞法規則是每個數據元素應該由下述成分組成：
類別詞是數據元素名稱中一個最重要的名詞，用來識別和描述一個數據元素的一般用途，基本詞是類別詞最重要的修飾。例如：
付賣主款帳戶號碼
類別詞：號碼
基本詞：賣主
修飾詞：帳戶
修飾詞：付（款）
(2) 數據元素的定義
用簡潔明了的、無二義性的語言描述，對數據元素做最全面的說明。專業術語要規范用語，使用已頒布的標準術語。
(3) 數據元素的標識
人機共用的符號串，規定符號串的長度，取數據元素名稱的英文縮寫，或者取中文拼音字母聲母等原則。
2.2 信息分類編碼[2]
信息分類編碼是管理信息系統又一項極其重要的工作，是自動化處理信息的基礎，離開信息分類編碼現代化管理是一句空話。一般來說，總是先對信息進行分類，所謂分類就是把具有共同屬性或特征的信息歸并在一起，把不具有這種共同屬性或特征的信息區別開了的過程。而編碼就是根據分類的結果把信息用一種人機共識的符號體系表示出來的過程。實際上編碼就是文字信息進行字符化處理，使之成為量化信息。
信息分類編碼應該盡量采用已有標準，按照國際、國家、行業、部、企業的順序原則。建立企業的信息分類編碼標準體系大致可分以下三個階段：
編碼對象的識別
重點考察以下幾種性質的信息：
(1) 通用信息：如單位名稱、設備名稱等；
(2) 一定范圍內事物或概念的共同點：如事故原因、會計科目等；
(3) 需要頻繁交換的信息：如上報的報表等；
(4) 能提高數據獨立性、提高工作效率的信息：如工資項目等。
代碼結構設計
代碼的意義要極小化，代碼的使用要極大化，一事一碼。按照信息分類方法、信息內容和使用狀況等設計代碼結構，要遵循代碼的唯一性、可擴性、穩定性等原則。
編制代碼對照表
根據編碼規則，顯式編出代碼對照表。由于代碼的系統特征，在核定的權限范圍，做到統一設計、統一編制、統一發布和統一維護。
2.3數據內容的組織[3]
即如何組織實體和實體的屬性，要面向企業的業務主題組織數據。所謂業務主題就是企業為支持既定的目標而必需的業務領域，具有一定的“穩定性”和行業共性，而不是面向應用項目。例如，采購行為存在每一個企業中，在組織數據時，我們應建立物資實體，供應廠商實體 ，采購活動是這二個實體之間的聯系；而不是建立獨立的面向采購活動的采購實體。在定義了實體以后，再定義實體之間的聯系，畫出實體圖，消除冗余聯系。根據實體之間聯系的強弱，將實體分成實體組和實體大組，實體大組就是一個主題數據庫。這樣規劃出的主題數據庫還要和高層業務人員概括與構思提出的業務主題相結合，加以調整。
當然主題數據庫的識別還可以使用其他方法，例如，參照企業資源生命周期模型，結合本企業的具體情況，識別在規劃 ─ 獲取 ─ 保管 ─ 處置各個周期業務活動所使用的數據，然后將這些數據分組成為相關的主題數據庫。各種方法得到的主題數據庫相互參照比較，使之更加趨于合理。
每個主題數據庫是一些實體的集合，并且要反映實體之間的關系。上層實體和下層實體是一對多的關系，下層實體受上層實體的約束。我們可以將一個主題想象為一個“多面體”，頂層實體描述這個“多面體”的基本情況，是靜態的、單值數據；下層實體則反映這個“多面體”的某一側面的情況，是動態的、多值數據。比如，職工主題數據庫：
職工基本情況 E1(職工代碼，職工姓名，出生日期，…)
工作調動 E11(職工代碼，部門代碼，調入日期，…）
家庭成員 E12(職工代碼，稱謂代碼，成員姓名…)
外語水平 E13(職工代碼，語種代碼，外語等級，…)
……
實體的性質用屬性來表示，屬性就是數據元素，應該滿足規范理論的約束。
3數據庫設計
遵循規范理論，根據數據依賴的類型和性質，使設計出模式滿足規范理論的約束，保證設計質量，不會出現操作異常，保證數據獨立性。
3.1數據獨立性
數據設計時就要考慮數據和應用分離。由于實際應用的復雜性，對一些特殊情況要做特殊處理，需要設計者有豐富的數據處理經驗。原則上講數據的變化只能是數據內容的變化，這些變化也只能通過對數據庫的增、刪和改等操作來實現，數據庫的結構應該穩定的。但實際應用時可能碰到對數據庫結構的改動，這是不容許的。例如：工資管理中的工資表，如果按照實際的工資結構來設計基表的話，工資項目的增減就成為數據庫結構的變動，因此，這是一個不好的設計（盡管是一個主題數據庫，盡管滿足規范理論的約束！）。數據的獨立性很差，工資項目有了變化（這是不可避免的！），不但要修改數據庫的結構，而且還要修改應用程序。如果我們將工資項目用代碼表示，這樣就把結構的變化轉化為數據內容的變化。
工資項目代碼用三位字符，其中100 ─ 499代表應發項目，如：100基本工資，101崗位工資……；500 ─ 999代表應扣項目，如：500房租，501事假……。基于這樣的數據結構設計的工資發放程序就和工資項目的變化無關，而且是通用程序，工資項目代碼由各使用單位按照編碼規則自行編制。當有新的工資項目增加時，只須增加一個代碼，無須修改數據庫結構和程序。
3.2指標代碼管理
指標是一種特殊的數據，是企業全局或某一側面運行狀況的量化，各行各業大量地使用指標，是領導了解企業運作全貌的必備數據。對指標的管理首先在概念上遇到了困難，在數據庫設計時，我們定義實體，這個實體的性質用屬性表示。對指標這個特殊的實體無法定義出這樣的實體，因而實際應用時往往一張報表就是一個實體，是和應用相關的，因而這樣的設計也不是一個好的設計。考慮到各種指標的共性，我們可以建立一套指標代碼管理體系，其結構如下：
ZB X X XX X
這套指標代碼體系是層次結構，上層對下層1對多關系。代碼長度七位，各位定義如下：(自左至右)
一、二位，指標代碼導引，用二位字母表示；
三位，指標體系；
四位，指標集；
六位，順序號；
七位，特征碼，代表指標的適用范圍，是層次結構，0表示最高層次，適用范圍最大，1，2，…….依次表示下一層次，9為只在本單位使用，不和外界交換信息。一個實例是：
0：部 1：大區 2：省、市 3：地區 4：縣 9：本單位
為了適應有些統計指標多口徑的現象，還可以增加統計口徑代碼，一個實例增加了區域口徑代碼，技術口徑代碼。這2個口徑代碼可以組合使用來定義一個指標，因此編制代碼時應避免沖突。為了增加口徑代碼的靈活性，也可以增加特征碼，定義應和指標代碼中的特征碼相同。采用了這套代碼體系后，指標管理的表結構如下：
基于這個思想，可以編制一個通用程序來管理全域的各種指標，這個域就是特征碼0規定的域。有了特征碼后，下級單位不但可以使用上級規定的代碼，也可以自行定義適合本單位使用的代碼，不會和上級管理的代碼發生沖突。通用程序基本功能應包括指標代碼的管理，指標值的輸入、查詢、修改和輸出。
為了使通用程序功能強大、靈活，還需要創建幾張控制表。代碼對照表，計有指標代碼對照表、口徑代碼對照表和單位名稱代碼對照表等；指標值性質表，包括有指標的定義、量綱、值域約束、統計特征，如，可否進行代數運算、計算公式等、管理特征，如指標的發布日期、失效日期、所有者等。
此外，這套體系還可以進行報表管理。當用于報表管理時，指標代碼的導引部分可用TA，TB,....等。一個指標體系就是一套報表，一個指標集就是一張報表。利用通用程序的代碼管理功能將報表的各項編成代碼，再利用通用程序的輸入功能輸入報表的值，利用輸出功能打印報表。
4 運行和維護
即使我們建立了本企業的主題數據庫，如果管理不力，也不能貫徹第三類數據環境，極有可能蛻化為第二類數據環境，甚至成為更差的一類環境，因此必須強化對數據環境的管理。首先應有組織保證，數據管理應成為信息中心一個獨立的部門/崗位，不能隸屬于應用開發部門/崗位。因為數據管理的目標是規劃、制定文檔、管理和控制全企業的信息資源，著眼于全企業的整體效益；而應用開發面向單項應用，著眼于個體，況且數據環境是應用開發的基礎，因此必須有一個獨立的部門/崗位來負責數據管理，和應用開發各司其責，相輔相成。
數據管理要根據管理信息系統的系統特性、數據穩定性原理、結合本企業的具體情況，制訂數據管理的政策、規章制度，做好信息分類和編碼，并嚴格執行。應用開發應采用“數據啟動”，納入統一的數據環境，改變由程序員管理數據的陋習。要盡力提高廣大業務人員應用計算機的水平，不能停留在點鼠標、敲鍵盤，事事離不開程序的狀態，使業務人員變成為只會使用所謂的“傻瓜軟件”的計算機“傻瓜”。在規劃設計正確、數據充沛、運行良好的數據環境下，鼓勵業務人員聯機使用，借助一些高效的工具，解決自己業務活動中的數據需要，特別使一些隨機的、臨時性的數據處理工作，應能自理。
總之，企業信息化是永無止境的，隨著技術的進步、管理水平的提高，會對信息化建設提出更高的要求，而信息化的基礎就是數據。因此我們必須重視數據，強化管理，為企業的“信息大廈”打下穩定的基礎。
主要參考文獻
高復先，吳曙光等編譯：《信息工程與總體數據規劃》人民交通出版社，1998年，9月版
趙艷華主編：《信息分類編碼標準化》中國標準出版社
麻國毅：《管理信息系統的建設》電子與信息化，1998年1—2期
