為貫徹落實省公司“開源節流，加快發展”的精神，結合全省管理提升活動，5月份以來，煙臺聯通以優化資源配置，提高辦公設備使用效能，推動降本增效工作為目標，在先期試點的基礎上，全面開展了辦公用信息化設備集中管理專項行動，通過細化和明確全市各專業線辦公設備配置原則，準確合理地對現有辦公設備進行清理，并提出“2013、2014年全市不再新購辦公設備”的專項工作目標。目前，全市共清理打印機573臺、復印機104臺、傳真機119臺、掃描儀93臺、投影儀9臺，實現了全市辦公用信息化設備統一集中管理，2012年將節省硒鼓、紙張耗材及維修費近30萬元。
一、試點推廣，初見成效
為了切實解決長期以來打印機、復印機、傳真機等辦公設備配置比例偏高、使用分散，導致辦公耗材和辦公費用支出較高的實際問題，煙臺聯通自5月份開始在市公司本部大力推行無紙化辦公，試行了辦公設備集中管理工作。一是充分利用打印機網絡共享功能，通過辦公局域網將使用范圍由部門擴展到多樓層共用。二是在樓道內設置工作點、工作間集中復印機、傳真機等設備，由分散使用改為歸集共用。三是撤舊的辦公設備全部作為后續儲備，由指定的部門進行管理。四是保留使用的辦公設備若出現故障，由專業部門鑒定并出具證明，從撤舊設備中予以調劑使用。
通過集中管理試點，市公司本部辦公場所共撤收打印機153臺、復印機33臺、傳真機40臺、投影儀和掃描儀20余臺，每年可節省電費、耗材、維修及新增設備費約10萬余元。集中使用制度推出后，一改過去辦公設備“分散式”管理的模式，將文字處理設備進行集中管控，進一步規范和強化了公司對辦公設備的日常管理和辦公耗材的管控。
二、明確分工，落實責任
在市公司辦公設備集中管理試點的同時，煙臺聯通積極組織各縣市區分公司對在用及待報廢的辦公設備進行全面摸底排查，核實ERP臺賬信息并落實牽頭責任部門。整體推進工作主要分為“制定標準、明確責任、安裝調測、統一撤收、后續管理”五個步驟實施。
一是按照專業線的劃分，由行政管理部門負責在用設備的統計分類和集中使用設備安裝位置的確定；信息化產品支撐部門負責網絡調試和設備安裝以及日常維護；未納入集中使用的辦公設備，由物資部門根據資產管理系統進行集中撤舊和辦理資產轉移手續，作為日后內部調劑使用。二是全面強化后續管理。首先由財務部圍繞清理情況及提高后續使用效能，重新調整和制定辦公費、紙張耗材以及設備日常維修的管理辦法，將清理結果直接體現到成本壓縮中來。其次對庫存可調劑使用的設備，根據生產經營一線實際需求進行調劑利用，為業務發展和提升一線工效發揮作用。
通過上述措施，撤收辦公設備后，大大豐富了公司利舊可調配資源，各縣聯通完全公開本單位庫存可利舊資產情況，并能夠根據自身情況設立可利舊辦公資產申用流程，從而有效控制新添和購置成本。
三、統一標準，科學配置
專項行動開展以來，市公司本部統一標準，按專業線區分出運維線、行政線、市場支撐線，對配置標準進行區分，實行集中管理和多部門共享使用，各部門不再單獨配備，其中全市的投影儀由指定部門進行集中管理，建立共用制度。例如：行政辦公線配置比例為打印機/40人/臺、復印機和傳真機/90人/臺；運維線根據專業區別及核心機房要求，對辦公設備進行合理清理；市場支撐線重點對復印傳真設備以及老舊臺式機進行優化和清理淘汰，并根據營業廳規模和業務量情況以及用途需求做甄選對待，推廣使用復印打印傳真一體機和身份證專用復印機。在縣公司層面，除營業用辦公設備外，原則上各縣市區聯通（含駐地維護中心）各保留打印機3臺、復印機2臺、傳真機2臺、掃描儀1臺，其中高新區聯通各保留1臺。
這些措施的推出，不僅借助信息化手段和流程化管控，縮減了辦公用信息化設備配置、降低了辦公能耗費用，而且建立辦公設備使用、變動及維修記錄臺賬后，大大完善了全市可利舊、可調配設備檔案，初步形成了“大共享、大共用”的資源調配格局，全面提高了資源設備循環使用效率。
